Eisenhower Matrix
Je kunt jouw tijd beter besteden!
Kom jij vaak aan het einde van jouw to-do lijst tijd tekort? Lees dan verder hoe je je tijd beter kunt besteden. Je kunt deze methode toepassen in jouw werk, maar zeker ook in het dagelijks leven.
Wat zijn prioriteiten?
Er is al veel geschreven over het maken van planningen, time-management en andere praktische tips. Dit artikel laat je zien waar de mogelijke valkuilen zitten in het opvolgen van een planning. Je hebt namelijk niet zoveel aan een planning als je teveel wordt afgeleid door -op het oog- belangrijke (rand)zaken.
Prioriteiten stellen is iets wat voor iedereen lastig is. Wat zijn eigenlijk prioriteiten? Het woord 'prior' komt uit de Latijnse taal en betekent 'voorafgaand'. Met andere woorden: datgene dat voorafgaand aan het andere gaat. Prioriteiten zijn voor iedereen verschillend, deze tool laat je dan ook nadenken over wat jouw prioriteiten zijn en biedt houvast om hier onderzoek naar te doen.
Kort samengevat zijn prioriteiten
Zaken die op korte termijn moeten worden afgehandeld
Algemene zaken die in het werk van groot belang zijn
Persoonlijke waarden en doelen die van toepassing zijn.
“Wat belangrijk is, is zelden dringend en wat dringend is, is zelden belangrijk”
Dit model is vernoemd naar de voormalig Amerikaans president Dwight D. Eisenhower die deze methode gebruikte om zijn taken als president effectiever uit te voeren. Daarbij maakt hij onderscheid in drie belangrijke begrippen:
Belangrijkheid
Belangrijke zaken die een substantiële bijdrage leveren aan jouw doel of missie. Wat dat dan ook is. Om dit te bepalen kun je jezelf de volgende vragen stellen
Welke invloed heeft dit op mijzelf, de mensen om mij heen, veiligheid, geld etc?
Hoe belangrijk is deze situatie?
Wie heeft bepaald dat deze situatie belangrijk is?
Urgentie
Urgentie is vaak iets dat duidelijk zichtbaar is of zichtbaar wordt gemaakt. Deze zaken doen direct een beroep op je. Het is hierbij belangrijk om helder voor jezelf te hebben wat voor jou belangrijk is. Als je dit niet goed weet dan word je al snel verleid om urgente zaken voor anderen uit te voeren. Vraag je daarom af:
Hoe snel moeten we écht tot maatregelen over gaan?
Wat is de deadline of het tijdschema?
Consequentie
Tot slot kun je nog kijken naar de toekomstperspectieven, de consequenties van de te maken keuze. Vragen die je jezelf hierbij kunt stellen zijn:
Wat zal er gebeuren als ik voorlopig niets doe aan deze situatie?
Hoe zal deze situatie zich mogelijk verder ontwikkelen op korte termijn?
De antwoorden op deze vragen kunnen je waardevolle informatie verschaffen om keuzes te maken in waar je jouw tijd aan besteedt. Op het moment dat er weinig tijdsdruk is zal het maken van deze keuzes bijna automatisch gaan, maar op het moment dat er veel druk en stress bij komt kijken kan het zinvol zijn dit op te schrijven.
“Verloren tijd wordt nooit meer teruggevonden”
Adviezen en tips
Als er teveel prioriteiten in kwadrant 1 geplaatst worden kan dit leiden tot stress, burn out, crisismanagement en brandjes blussen. Dit leidt ertoe dat je nog meer situaties in kwadrant 1 gaat plaatsen, omdat je het overzicht kwijt bent. Vaak wordt 90% van de tijd besteed aan activiteiten in kwadrant 1. Wat je kunt doen om het overzicht te behouden:
Doe deze activiteiten zelf en stel deze niet uit.
Plan en bewaak hiervoor tijd in jouw agenda
Activiteiten in kwadrant 2 vormen het hart van effectief omgaan met jouw werk. Deze zaken zijn belangrijk, maar niet urgent. Dit zijn vaak activiteiten waar iedereen het nut van inziet, maar eigenlijk niemand aan toe komt. Tips om hier aandacht aan te kunnen geven:
Plan een afgebakende tijd in en overschrijd deze vervolgens niet.
Delegeer waar nodig deze activiteiten aan zorgvuldig gekozen personen.
Sommige mensen besteden veel van hun tijd aan activiteiten in kwadrant 3 denkende dat dit activiteiten uit kwadrant 1 zijn. Ze zijn bezig met reageren op urgenties, maar het zijn niet hun eigen prioriteiten, slechts die van een ander. Dit kan leiden tot instabiele korte termijn focus, gevoel van geen controle hebben en oppervlakkige relaties. Een tip die ik je mee kan geven:
Plan een datum en tijdsduur in jouw agenda en hou je aan deze planning
Als je overwegend activiteiten uit kwadrant 4 uitvoert, kan dit leiden tot onverantwoorde besluitvorming, afhankelijkheid van anderen en niet-behaalde doelen. Een advies hierbij kan zijn:
Leg een voorlopige prullenmand aan.
Bekijk één keer per week deze activiteiten.
Stel zonodig prioriteiten bij.
Conclusie
Als we kijken naar de Eisenhower matrix kunnen we concluderen dat prioriteiten voor iedereen verschillend zijn. Deze tool biedt je de mogelijkheid om op zoek te gaan naar jouw prioriteiten. Door het stellen van de juiste vragen kun je bepalen welke zaken urgent, belangrijk zijn en welke consequenties deze activiteiten hebben.
Wanneer je teveel activiteiten en taken in kwadrant 1 hebt, dan kan dit leiden tot stress, burnout, angst en overspanning. Je hebt het gevoel dat je geen controle meer hebt. Ook als je teveel prioriteiten uit kwadrant 3 uitvoert, ben je mogelijk teveel bezig voor de prioriteiten van een ander. Probeer de regie weer te krijgen door jezelf af te vragen wat voor jou belangrijk is, welke urgentie dit heeft en wat het gevolg is als je het niet doet.
Onderdelen uit kwadrant 2 worden nogal eens vergeten, vooruitgeschoven of als niet belangrijk ervaren. Deze activiteiten zijn juist belangrijk om efficiënt en duurzaam te kunnen werken en je niet te laten leven door de waan van de dag.
Tot slot lijken activiteiten uit kwadrant 4 vaak heel verleidelijk, maar het zijn echte energieslurpers. Dat stemmetje in jouw achterhoofd, dat aangeeft dat je niet zo nuttig bezig bent, is er in dit geval niet voor niets. Er is tijd voor inspanning en ontspanning, maar dan liever met taken uit kwadrant 2 en op een moment dat jouw kwadrant 1 en 3 overzichtelijk en behapbaar zijn.
Ik hoop hiermee een praktisch, overzichtelijk en duidelijk model te hebben beschreven waarmee je jouw dagelijkse of wekelijkse activiteiten beter kunt plannen, zodat je meer rust mag ervaren.
Heb je hier iets aan gehad, deel dit dan op jouw social media, via onderstaande buttons. Wil je meer weten over stressmanagement? Neem dan contact op via het contactformulier of plan jouw intakegesprek.
© Your Mental Balance - 2022
